دورة النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات 2024دورات المراسم والاتكيت

دورة النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات 2024

لا شك أن تنظيم مؤتمر أو ندوة مهمة شاقة حتى بالنسبة لأكثر المؤسسات تنظيماً، فعندما تستضيف حدثاً كبيراً فإن الكثير من التخطيط والتنظيم مطلوب لضمان مؤتمر ناجح وغني بالمعلومات.
تمتد المؤتمرات مدة يومين أو أكثر، وقد تستمر اسبوعاً كاملاً، ولكن التخطيط لهذه الأيام يحتاج لفترات أطول، وهذا يتطلب منك القدرة على تخطيط كل تفاصيل الحدث الخاصة بالمؤتمر وصولًا إلى أنواع المواد التي ستوفرها للحاضرين.
إحدى المستندات المهمة التي يجب عليك تقديمها هي جداول أعمال المؤتمر. يجب أن تكون هذه الأجندة سهلة القراءة والمتابعة، وأن تبدو احترافية، وتحتوي على جدول زمني مفصل للحدث الخاص بك.
الموضوع هو أكثر من مجرد صرخة حاشدة لجميع المشاركين. كما أنها ستبرز علامتك التجارية وتروج لها بدءاً من تصميم شعار حتى الوصول إلى علامات تصنيف وسائل التواصل الاجتماعي إلى طباعة الملصقات والكتيبات وغيرها من الضمانات.

الهدف العام من دورة النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات 2024

تهدف الدورة إلى تعلم أساسيات النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات، والمهارات اللازمة لإقامة الفعّاليات على اختلاف أنواعها بشكل احترافي وتحقيق التوازن بين الحصول على التمويل والحفاظ على نزاهة الفعّالية.

الأهداف التفصيلية لدورة النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات

– التعرف على القواعد الأساسية لمهارات إقامة المؤتمرات والندوات
– القواعد الأساسية لمهارة التخطيط لإقامة المؤتمرات والندوات
– تقنيات التفاوض والمساومة
– مهارات الإقناع لدى المفاوض
– إعداد الميزانية لإقامة المؤتمرات أو الندوات

الأنشطة والأساليب التدريبية للدورة

– محاضرة تدريبية
– تطبيقات عملية
– حلقات نقاش
– زيارات ميدانية

محتويات دورة النظم المتكاملة للمؤتمرات والندوات 2024

– أنواع الفعّاليات وخصائص كل منها
– كيفية تحديد موضوع الفعّالية ( المؤتمرات أو الندوات)
– التخطيط للفعّالية والمدة الزمنية المناسبة لذلك
– كيفية إنشاء الفريق، وإدارته وتحديد الأولويات وتفويض المهام:
فريق التخطيط: مكان المؤتمر، والإقامة، والأنشطة، والتموين. فريق الإدارة: الميزانية، تسجيل الحضور، بيع التذاكر
فريق التسويق: الاتصال بوسائل الإعلام ، وإنشاء مواد ترويجية ، وإدارة موقع الويب الخاص بالفعّالية (المؤتمر أو الندوة) ، والمدونة، وأنشطة وسائل الإعلام الاجتماعية.
فريق الرعايات: تأمين الرعاة.
المتطوعون: المساعدة في جميع الأنشطة في الموقع في يوم المؤتمر: إدارة الأبواب، ومراجعة التذاكر، وتتبع قائمة الضيوف، وإدارة خزانة الملابس، وتوجيه الأشخاص، وما إلى ذلك.
– كيفية إعداد الميزانية بتقديرات واقعية وتحديد العناصر التي ترغب في وضع ميزانية لها (مكان، الإقامة، وسائل النقل، تقديم الطعام، رسوم المتحدث، أنشطة، التسويق، فريق العمل)
– مهارة التفاوض على العقود
– كيفية البحث عن الرعاة المناسبين لموضوع المؤتمر وترتيب جمع التبرعات
– كيفية إيجاد المتحدثين المناسبين لدعوتهم.
– تحديد المكان المناسب لنوع الفعّالية من حيث الحجم والموقع والتجهيزات.
– أهمية تحديد التاريخ المناسب لاختيار موعد انعقاد المؤتمر أو الندوة.
– إنشاء جدول أعمال للفعّالية ( المؤتمر أو الندوة) ( محاضرات، مجموعات صغيرة، ورش العمل، جلسات تفاعلية، جلسات أسئلة وأجوبة، وغيرها).
– التنفيذ والمتابعة
– متابعة التغذية الراجعة

مخرجات الدورة

1- اكتساب مهارة التخطيط للمؤتمرات والندوات
2- تصميم أجندة مؤتمرات والتعرف إلى نماذج جداول أعمال لها
3- تشكيل فريق العمل وإدارته
4- القدرة على إقامة فعّالية ناجحة ( مؤتمر أو ندوة)